Отчетные формы (отч. ф.) медицинской статистики формируются на основе учетных форм (уч. ф.). Содержание всей учетной и отчетной документации обеспечивает органы управления здравоохранением необходимой информацией в отношении здоровья населения и медицинского обеспечения.
К медицинской документации предъявляются требования соблюдения единства учетно-статистических показателей, сроков составления отчетов и представления ее в вышестоящие инстанции, строжайшей отчетной дисциплины учреждений. Во всех лечебно-профилактических учреждениях (ЛПУ) ведется унифицированная для однотипных учреждений первичная медицинская документация. Форма учетных документов и типовые инструктивно-методические указания разрабатываются Министерством здравоохранения Российской Федерации (Минздравом России). Формы отчетности медицинских учреждений, органов здравоохранения, а также порядок и сроки представления их утверждаются Федеральной службой государственной статистики (Росстат) по представлению Минздрава России.
Сбор информации осуществляют медицинские статистики, действующие в соответствии с четкими инструкциями.
Медицинский учет, отчетность и их анализ являются последовательными и взаимосвязанными звеньями. Правильно организованный медицинский учет способствует рациональной организации труда медицинского персонала для улучшения медицинского обслуживания и создает возможность накапливать данные о деятельности учреждения. Медицинская отчетность представляет собой государственную обязательную программу обобщения сведений, сформированных в процессе ведения правильно организованного медицинского учета, без которого невозможно получение достоверных сведений государственной медицинской статистической отчетности. Анализ данных медицинского учета и отчетности осуществляется на основе медицинской учетной документации, содержащей большое количество характеристик и позволяет изучить деятельность медицинского учреждения, выявить достижения и недочеты в работе и понять их причины.